Användarmanual

Innehållsförteckning

1. Inledning

Arkivdatabasen Sinetti innehåller referensuppgifter och beskrivningar för huvudsakligen över 10 år gamla handlingar som förvaras permanent och som Helsingfors stads centralförvaltning, förvaltningar och verk har producerat, och för privata arkiv som förvaras i stadsarkivet.

Sinetti fungerar också som publiceringsplattform för digitaliserade material. I databasen är det möjligt att söka bland över 1,6 miljoner digitaliserade sidor av Helsingfors stads handlingar och 20 000 historiska kartor eller ritningar. De ursprungliga materialen av vilka en digital kopia existerar har användningsförbud. Sådana kan ges ut för användning i läsesalen endast i undantagsfall.

Digitaliserade material får användas enligt CC BY-licensen. Det betyder att bilder kan laddas ner och användas fritt och utan avgift, men att ritningens/kartans namn, upphovsman och webbsidan från vilken filen har laddats ska nämnas i samband med användningen. Till exempel:

Saneringsplan för trähusen i Berghäll 1943–1944 enligt B. Aminoff.
Upphovsman: B. Aminoff, 1944
Helsingfors stadsarkiv, arkivdatabasen Sinetti
http://yksa.fi/100211/141269111363700

Material i pappersformat eller som mikrofilm kan beställas för forskningsändamål via Sinetti direkt till stadsarkivets läsesal Beställningsanvisningar

Begrepp i Sinetti:

2. Sökning av material

Sökningen av material sker via Sökformuläret eller webbläsargränssnittet. Material med en bra beskrivning hittas bäst via sökformuläret (Bild 1). Som namnet antyder avses webbläsargränssnittet för uppfattande av klassificeringen och bläddrande i materialet.

Sökord som uppges i fältet ”Fri text” söks i de följande fälten:

• digitaliserade materialens innehåll
• titel
• annat namn
• beskrivning
• innehåll
• tilläggsuppgifter
• ämne
• sakord
• upphovsman
• områdesmässig täckning

Uppgifter som uppges i andra fält söks enligt deras namn i metadata. För att göra en jokersökning, lägg till en stjärna (tecknet *) framför och/eller efter sökordet. För att söka ord som liknar sökordet, lägg till tecknet (~) i slutet av sökordet. Det är möjligt att foga in preciseringen OR/NOT mellan två sökord. Med preciseringen OR krävs att sökobjekten innehåller någotdera av sökorden och med preciseringen NOT att sökobjekten inte innehåller ordet efter NOT.

Från sökhistoriken är det möjligt att hoppa direkt till tidigare sökresultat eller ladda den ifrågavarande sökningen på nytt till sökformuläret. För att gå till resultaten, klicka på det önskade sökresultatets mängd i sökhistoriken. För att ladda sökningen till formuläret, klicka på ikonen länk + penna.

Via rullgardinsmenyn är det möjligt att rikta sökningen till en särskild art/typ av material. För att gå från sökresultaten till dokumentets metadata (Bild 5), klicka på dess rubrik.

I övre kanten av sidan med sökresultat finns funktioner för förädling av sökresultatet. Sökningen kan begränsas enligt olika kategorier (Bild 2, i svart).

Sökresultatet kan ordnas genom att klicka på rubrikraden (Bild 2, i grönt). I högra kanten av kolumnen som valts syns då en liten triangel som indikerar fältet som ordnats och ordningens riktning.

Kartor kan sökas genom att välja alternativet ”Karta” i fältet ”Art” i sökfältet (Bild 1) Sökningen kan preciseras redan i sökfältet exempelvis enligt stadsdel. Genom att klicka på knappen ”Sök” öppnas listvyn enligt standardinställningen. Det här kan bytas till en rutnätsvy, som visar förhandsgranskningar av kartorna, genom att klicka på knappen ”Rutnätsvy” ovanför (Bild 2, i rött).

Via sökresultaten eller bläddringen är det möjligt att granska de metadata som angetts för materialet.

Metadata på arkivbildar- och serienivån är på samma sida (Bild 4).

Metadata på handlings- och enhetsnivån har i vyn uppdelats på flikar enligt typ av metadata och typ av handling. För att byta flik, klicka på flikens namn i övre kanten av formuläret (Bild 5., i grönt).

Via ikonerna i övre högra hörnet av formuläret (Bild 5, i rött) kan du vid behov ladda dokumentet i fråga till din egen dator och förhandsgranska dokumentet om det är fråga om ett dokument med förhandsgranskningsversion.

Korg-funktionenunderlättar nerladdningen av dokument från arkivet. Ur sökresultaten är det möjligt att samla dokument till korgen, som sparas i webbläsarens session. Filerna som samlats i korgen kan laddas ner på en gång som ett ZIP-paket. Att ta bort filer från korgen tar inte bort filer från arkivet.

3. Kundkonto

Kundkontot möjliggör personliga beställningar. I kontot sparas bl.a. alla beställningar, varvid de kan granskas i efterhand. Du kan använda kundkontot genom att registrera dig eller utan att göra det. Utan registrering är det dock inte möjligt att granska gamla beställningar utanför den pågående sessionen.

3.1 Registrering

Registreringen sker via inloggningsvyn, som finns under ”Egna uppgifter” -> ”Registrera nytt kundkonto”. Från inloggningsvyn kommer du också till formuläret för återställning av lösenordet och till registerbeskrivningen.

I registreringsformuläret är fälten med en stjärna (*) obligatoriska. Lösenordet ska vara minst 8 tecken långt.

3.2 Byte av lösenord

Du kan byta lösenordet via de egna uppgifterna, om du kommer ihåg det gamla lösenordet. Om du har glömt ditt lösenord kan du byta det via inloggningsformulärets länk ”Glömde du ditt lösenord?” och sedan följa anvisningarna.

3.3 Egna uppgifter

Under egna uppgifter kan du granska antalet egna beställningar och utlämnanden och bläddra i dem.

4. Korgen

Via korgen kan du ladda ner dokument och enheter från arkivet och göra elektroniska beställningar. Material kan läggas i korgen från flera olika ställen. Sådana knappar finns i sökresultaten och i metadatavyn för grupp- och arkivenheten. Efter att materialet lagts i korgen kan det tas bort från korgen via samma knapp.

Lägg i korgen

Ta bort från korgen

4.1 Beställning

Via systemet är det möjligt att beställa endast arkivenheter, inte hela arkiv eller underserier till dessa. Beställ en arkivenhet genom att klicka på knappen ”Lägg i korgen”. Märk väl att det digitaliserade materialet kan laddas direkt ur Sinetti-databasen, och det behöver inte beställas till forskarsalen.

Gå till beställningen av de valda materialen genom att klicka på korgbilden i övre högra hörnet av sidan (Bild 8).

I korgvyn kan du beställa material till stadsarkivets forskarsal, ladda ner (ladda paket) digitaliserade material som ZIP-fil till din egen dator eller tömma korgen. I vyn kan du ta bort ett redan valt objekt från beställningskorgen genom att trycka på korgbilden efter titeln.

Via länken Beställ material öppnas vyn ”Uppge personuppgifter” (Bild 10). Att beställa elektroniska handlingar förutsätter att den nya kunden har fyllt i minst punkterna för- och efternamn, samt e-post och telefonnummer.

I vyn kan du dessutom skapa ett eget kundkonto i systemet (rekommenderas), där du kan se hur beställningen avancerar och granska gamla beställningar. Om du har skapat ett konto sedan tidigare kan du beställa materialen genom att logga in.

Efter att du matat in dina personuppgifter/loggat in öppnas en sammanfattning av beställningen (Bild 11). ). I fältet Mer information om saker som hänför sig till materialet/leveransen av beställningen kan du skriva t.ex. önskemål om när du vill att materialet ska vara till förfogande i forskarsalen.

Om du väljer punkten ”Jag vill ha ett meddelande om hur beställningen avancerar till min e-post”, skickar systemet automatiskt meddelanden till e-postadressen som uppgetts, då det sker en ändring i beställningen. Tjänsten kan stängas efter att beställningen har sparats.

Meddelande skickas då

• beställningen tas upp för behandling
• material tas bort från beställningen
• beställningen finns tillgänglig i arkivet
• beställningen tas bort

Beställningen är färdig då du klickar på knappen Spara.

De som skapat ett kundkonto kan följa beställningen under Egna uppgifter och efter det logga in i systemet med e-postadressen och det egna lösenordet (Bild 6).

I beställningshistoriken ser du status och datum för alla dina egna beställningar. Genom att klicka på datumet ”Skapad” öppnas uppgifterna för en enskild beställning, där beställningens samtliga händelser och tidpunkter framgår.